ગુજરાત સરકારના સામાન્ય વહીવટ વિભાગ (GAD)એ સચિવાલયના વહીવટી કામકાજને વધુ સરળ, ઝડપી અને સુવ્યવસ્થિત બનાવવા માટે મહત્વપૂર્ણ નિર્ણય લીધો છે. સચિવાલય અને કર્મચારીગણ પ્રભાગની વિવિધ શાખાઓના નામકરણમાં એકરૂૂપતા લાવવા સત્તાવાર પરિપત્ર જાહેર કરવામાં આવ્યો છે. હવે દરેક શાખા માટે અંગ્રેજી અને ગુજરાતી બંને ભાષામાં સત્તાવાર સંક્ષિપ્ત નામો (Abbreviations) નક્કી કરવામાં આવ્યા છે.
અત્યાર સુધી અલગ-અલગ વિભાગો દ્વારા અલગ પ્રકારના સંક્ષિપ્ત નામોનો ઉપયોગ થતો હોવાથી ફાઇલ વ્યવસ્થા અને આંતરિક પત્રવ્યવહારમાં ગૂંચવણ સર્જાતી હતી. નવા પરિપત્ર બાદ તમામ વિભાગો, સચિવો અને કર્મચારીઓએ સરકારી દસ્તાવેજોમાં માત્ર સરકાર દ્વારા નિર્ધારિત સંક્ષિપ્ત નામોનો જ ઉપયોગ કરવાનો રહેશે. સરકારે કુલ 29 મહત્વની શાખાઓ માટે નવા સંક્ષિપ્ત નામો નક્કી કર્યા છે. તેમાં પ્રોટોકોલ, કેબિનેટ, આરટીઆઈ કો-ઓર્ડિનેશન, ઇન્ક્વાયરી, બજેટ, રજિસ્ટ્રી, કેશ, વેલ્ફેર અને HRMS સેલ સહિતની શાખાઓનો સમાવેશ થાય છે.
પરિપત્ર મુજબ કેટલાક મહત્વના ફેરફારોમાં Performance Appraisal Report (PAR) માટે ’કા.મુ.અ.’ (કાર્ય મૂલ્યાંકન અહેવાલ), Establishment Rule (ER) માટે ’પ.નિ.’, Establishment (EST) માટે ’મહેકમ’, જ્યારે Personnel-1, 2 અને 3 માટે અનુક્રમે ’ક.ગ.-1, ક.ગ.-2 અને ક.ગ.-3’ તથા Services-1, 2 અને 3 માટે ’સેવા-1, સેવા-2 અને સેવા-3’ સંક્ષિપ્ત નામો સત્તાવાર રીતે અમલમાં મૂકવામાં આવ્યા છે.
સરકારી વર્તુળોના જણાવ્યા મુજબ, આ નિર્ણયથી સચિવાલયના વિવિધ વિભાગો વચ્ચે ફાઇલોની અવરજવર, આંતરિક પત્રવ્યવહાર અને શાખાઓની ઓળખ પ્રક્રિયામાં એકરૂૂપતા આવશે. પરિણામે ફાઇલ ટ્રેકિંગ વધુ સરળ બનશે અને રોજિંદું વહીવટી કામકાજ વધુ પારદર્શક, સચોટ અને કાર્યક્ષમ બનવાની અપેક્ષા વ્યક્ત કરવામાં આવી રહી છે.
