પંચાયત, ગ્રામ ગૃહનિર્માણ અને ગ્રામ વિકાસ વિભાગે પંચાયતી રાજ સમિતિના મહત્વપૂર્ણ સૂચનોને ધ્યાને લઈ તમામ જિલ્લા વિકાસ અધિકારીઓને પરિપત્ર જારી કર્યો છે. આ પરિપત્રમાં ગ્રામ પંચાયત, તાલુકા પંચાયત અને જિલ્લા પંચાયતના ઓડિટમાં જણાતી ગંભીર અનિયમિતતાઓ પર તુરંત કાર્યવાહી કરવા માટે ‘એક્ઝિટ કોન્ફરન્સ’નું આયોજન ફરજિયાત બનાવવામાં આવ્યું છે.
ગુજરાત પંચાયત અધિનિયમ, 1993ની કલમ 121, 143 અને 166 અન્વયે સ્થાનિક ભંડોળ હિસાબની કચેરી દ્વારા પંચાયતોના હિસાબોનું ઓડિટ હાથ ધરવામાં આવે છે. ઓડિટ દરમિયાન નાણાકીય ઉચાપત, નિયમાનુસારની પ્રક્રિયા વગરની ખરીદી, સક્ષમ કક્ષાની મંજૂરી વગર કરાર આધારિત કે અન્ય રીતે નિમણૂકો કરી લાંબાગાળાની જવાબદારી ઊભી કરવી તથા બેવડી ચુકવણીઓ જેવી ગંભીર ક્ષતિઓ ધ્યાને આવે છે. પરંતુ આવી બાબતો પર સમયસર વસૂલાત, શિસ્તવિષયક અથવા કાયદાકીય કાર્યવાહી ન થતાં તે લાંબા સમય પછી વિભાગ સમક્ષ આવે છે. ત્યારે જવાબદાર અધિકારીઓ નિવૃત્ત થઈ ગયા હોય, મૃત્યુ પામ્યા હોય કે સ્થળ છોડી ગયા હોય તો અપેક્ષિત કાર્યવાહી પૂર્ણ થઈ શકતી નથી. આથી બિનજરૂૂરી નાણાકીય અને વહીવટી પ્રશ્નો ઊભા થાય છે.
તા. 21 જુલાઈ 2026ના રોજ યોજાયેલી પંચાયતી રાજ સમિતિની બેઠકમાં આ બાબતે ચર્ચા કરીને સૂચન કરવામાં આવ્યું હતું કે લોકલ ફંડ દ્વારા વર્ષના નક્કી કાર્યક્રમ મુજબ કોઈ જિલ્લાની અંદર ગ્રામ, તાલુકા અને જિલ્લા પંચાયતની ઓડિટ કાર્યવાહી પૂર્ણ થયા પછી તુરંત જિલ્લા વિકાસ અધિકારી કક્ષાએ સંકલિત એક્ઝિટ કોન્ફરન્સનું આયોજન કરવામાં આવે. આ કોન્ફરન્સમાં સ્થાનિક ભંડોળ હિસાબના જિલ્લા સ્તરના નેતૃત્વ ધરાવતા અધિકારી માત્ર ગંભીર અનિયમિતતા, ઉચાપત, અનિયમિત ખરીદી અને ગેરકાયદેસર નિમણૂકો જેવી બાબતો જ જિલ્લા વિકાસ અધિકારીના ધ્યાને લાવે. ત્યારબાદ જિલ્લા વિકાસ અધિકારી કક્ષાએથી તુરંત શિક્ષાત્મક અને નિવારાત્મક પગલાં લેવામાં આવે.
પરિપત્રમાં સ્પષ્ટ સૂચના આપવામાં આવી છે કે એક્ઝિટ કોન્ફરન્સમાં જિલ્લા વિકાસ અધિકારીએ રૂૂબરૂૂ ઉપસ્થિત રહેવું જરૂૂરી છે. જો વીવીઆઈપી કાર્યક્રમ કે કુદરતી આપત્તિને કારણે તેઓ હાજર ન રહી શકે તો નાયબ જિલ્લા વિકાસ અધિકારી અને હિસાબી અધિકારીની સંયુક્ત ઉપસ્થિતિમાં કોન્ફરન્સ યોજવાની રહેશે. લોકલ ફંડ ઓડિટરે પણ સુનિશ્ચિત કરવું પડશે કે ઓડિટ ટીમનું નેતૃત્વ કરનાર સિનિયર મોસ્ટ અધિકારી જ કોન્ફરન્સમાં હાજર રહી માત્ર ગંભીર ક્ષતિઓ અંગે ચર્ચા કરે. આ સૂચનાઓનો ચાલુ વર્ષ દરમિયાન ચાલુ કે આગામી ઓડિટ પ્રક્રિયામાં ચુસ્તપણે અમલ કરવા જણાવવામાં આવ્યું છે. નાયબ સચિવ અચલ સોની દ્વારા સહી કરાયેલા આ પરિપત્રથી પંચાયત વહીવટને વધુ સુદૃઢ અને જવાબદેહ બનાવવાનો ઉદ્દેશ છે.
