સફળતા માટેની અઘરી પરંતુ સચોટ ચાવી એટલે "ટાઈમ મેનેજમેન્ટ

એવું કેટલીય વાર બનતું હશે કે ખુબ અગત્ય નું કામ હોય પણ આપણે એને સમયસર પૂરું ના કરી શકીયે અને છેલ્લી ઘડી એ દોડવું પડે. મિત્રો આની પાછળ નું મુખ્ય કારણ છે ટાઈમ મેનેજમેન્ટ નો અભાવ. તમને લાગશે પરંતુ એક સર્વેક્ષણ મુજબ 70% જેટલા વિદ્યાર્થીઓ ’પુઅર સ્લીપ’ નો શિકાર બને છે. એટલે કે તેઓ ની ઊંઘ પૂરતી ના થવા થી ભણવા ના સમય દરમ્યાન એમનું કોન્સ્ટે્રટશન ખોરવાય છે જેની અસર તેઓ ના પરિણામ પાર પડતી હોય છે.
બીજા એક સર્વેક્ષણ મુજબ 50% થી વધુ વ્યાવસાયિક લોકો માત્ર એટલા માટે નિષ્ફળ જાય છે કેમ કે તેઓ સમય પર તેમના ગ્રાહકો ને યોગ્ય સેવાઓ આપી ના શક્યા. જો વિગતમાં અભ્યાસ કરીયે તો સમજાશે કે ટાઈમ મેનેજમેન્ટ ના અભાવથી કેટલું નુકશાન વેઠવું પડે છે.
આજના ઝડપી અને ટેક્નોલોજી ના યુગ માં સફળ થવા માટે દરેક વ્યક્તિ એ ટાઈમ મેનેજમેન્ટ માં મહારત હાસિલ કરવી પડશે. જેવી રીતે આપડે આપડા અને અન્ય સાધનનું ધ્યાન રાખીયે છીએ એવી જ રીતે ટાઈમ ને પણ સાચવવો પડશે. એક મહાન વ્યક્તિ "પીટર ડ્રકર ના મત અનુસાર ટાઈમ એ સૌથી ઓછો પડતો રિસોર્સ છે. કોઈ પાસે ટાઈમ પૂરતો છે જ નહિ !
ખરા અર્થ માં તો આપણે ટાઈમ ને મેનેજે નથી કરતા, ટાઈમ આપણને મેનેજ કરે છે. ટાઈમ મેનેજમેન્ટ માં નીચે જણાવેલ મુદ્દાઓ પર ધ્યાન આપવા માં આવે તો ખુબ જ સારા પરિણામો મેળવી શકાય છે.
: એનર્જી ઝોન અને તેની અસરો :
વિવિધ એનર્જી ઝોન અને તે દરમ્યાન કરવાલાયક કામ:
આપણે સવારે ઉઠીયે ત્યારથી રાતના સુઈયે ત્યાં સુધી અલગ અલગ એનર્જી ઝોનમાં હોઈએ છીએ.
જો આ એનેર્જી ઝોન ને સમજી ને આપણે આપણા કામ ની વહેંચણી કરી દઈએ તો કામ આસાની થી પુરા થતા હોઈ છે.
હાઈ એનેર્જી ઝોન - એકટીવ એનેર્જી ઝોન - પેસિવ એનેર્જી ઝોન - ડિસ્ટ્રેકટેડ એનેર્જી ઝોન - સ્લોવિંગ ડાઉન ઝોન
હાઈ એનેર્જી ઝોન - આ સમય ઝોન ખુબ જ અગત્ય નો છે, આ દરમ્યાન આપણે આપણા દિવસ ના અગત્ય ના કામ તથા એવા કામ કરવા કે જેમાં રચનાત્મકતા ની જરૂર પડતી હોય. દરેક વ્યક્તિ માટે આ ટાઈમ ઝોન અલગ સમય પાર આવી શકે. કોઈ વહેલી સવારે એકદમ હાઈ એનેર્જીમાં હોય તો કોઈ સવારના 9 થી 12 દરમ્યાન હોઈ શકે. કોઈ ના માટે હાઈ એનેર્જી ઝોન બોપોરે હોય તો કોઈના માટે દિવસના બે થી ત્રણ વાર આવા એનેર્જી ઝોન રિપીટ થતા હોઈ શકે.
એક્ટિવ એનેર્જી ઝોન - આ સમય દરમ્યાન આપણી કામ કરવાની શક્તિ 70% જેટલી જ હોય છે, એટલે કે કોઈ પણ કામમાં આપણે 70% જેટલી એનેર્જી જ આપી શકીયે છીએ. ઉપર જણાવ્યા મુજબ આ ઝોન પણ દરેક વ્યક્તિ માટે અલગ અલગ ટાઈમ પર આવી શકે છે.
પેસિવ એનેર્જી ઝોન - આ ઝોનમાં મોટા ભાગે આપણે એવા કામ કરવા જોઈએ જેમાં બહુ વધુ પડતું મગજ વાપરવાનું ના હોય કેમ કે એનેર્જી એક્દમ પેસિવ હોય છે અને કામનું પરિણામ આંશિક મળે છે.
ડિસ્ટ્રેકટેડ એનેર્જી ઝોન - મોટા ભાગે સાંજ નો સમય બધા માટે આ ઝોન માં આવતો હોય છે. તેમ છતાં વ્યક્તિગત રીતે સાંજને આ સમય દરમ્યાન એવા કામ હાથ પર ના લેવા કે જે ખુબ જ અગત્ય ના હોય.
સ્લોવિંગ ડાઉન એનેર્જી ઝોન - આ સમય દરમ્યાન આપણે સૌથી વધુ થાકેલા હોઈએ છીએ એટલે આ સમય દરમ્યાન કોઈ પણ પ્રકાર ના અગત્ય ના કામ કરવા નહિ.
ટાઈમ મેનેજમેન્ટ માટે બીજો અગત્ય નો મુદ્દો છે કામ ના પ્રકાર મુજબ કામ ને સમય આપવો.
એક બહુ પ્રચલિત પ્રણાલી મુજબ આપણે કામ ને અહીં આપેલ ગ્રાફ પ્રમાણે વેહચી દેવા.
જો ગ્રાફ ને સમજીયે તો ખ્યાલ આવશે કે આપણો વધુ પડતો સમય ક્યાં વ્યતીત થાય છે ! વધુ પડતો સમય 2, 3 અને 4 નંબર ના ખાના માં વેડફાય જતો હોય છે.
ટાઈમ મેનેજેમેન્ટ ના નિયમ અનુસાર દરેક ખાનને એની અગત્યતા મુજબ સમય આપવો જોઈએ. એક ઉદાહરણ સ્વરૂપે કહીયે તો વીજળી નું બિલ ભરવા નું કે અન્ય કોઈ બિલ ભરવા એ ખાના નંબર 1 મા આવતા કામ છે, પરંતુ એને એ સમય પર ના કરી અને ઠેલવવા મા આવે ત્યારે એ ખાના નંબર 2 માં આવી જાય છે અને ત્યાં પણ ધ્યાન ના આપીયે તો ખાના નંબર 4માં એ આવી જાય છે.
હવે ધ્યાન થી જુવો તો સમજાશે કે આપણી હાઈ એનેર્જી ઝોન વાળા સમયમાં આપણે ખાના નંબર 1 તથા 2 માં ફાળવેલ કામો કરવા જોઈએ. જેથી અગત્ય ના અને ત્વરિત કરવા વાળા કામ નો ઝડપી નિકાલ આવે.
છેવટે એટલું યાદ રાખીયે કે સફળ થયેલ બધી જ વ્યક્તિઓ પાસે અને તમારી પાસે કુલ 24 કલ્લાક જ હોય છે, સફળ વ્યક્તિ ના કામ ના કલ્લાકો 8 થી 10 હોય છે જયારે સરેરાશ લોકો ના કામ ના કલ્લાકો 6 થી 8 હોય છે. જાણીતા ક્રિકેટર સચિન તેંડુલકર માટે કહેવાય છે કે તેઓ દિવસ ના 16 કલ્લાક ક્રિકેટ ની પ્રેક્ટિસ કરતા. અને આવા ઘણા અન્ય ઉદાહરણો આપી શકાય કે જેમાં આવા સફળ લોકો દિવસ ના 12 થી 16 કલ્લાક કામ કરતા હોઈ છે. ટાઈમ મેનેજમેન્ટની અગત્યની ટિપ્સ:
1. કામ ને પાછું ના ઠેલશો
2. કોઈ પણ કામ ને પેહલી જ વારમાં સારી રીતે પાર પાડી દેવું
3. દરેક કામ ને યોગ્ય પ્રાથમિકતા આપવી
4. કામની યોગ્ય વ્યક્તિ ને સોંપણી કરી દેવી
5. અમુક સમયે ના પાડતા શીખો
6. અપેક્ષિત કામ ની વ્યાખ્યા કરી લો. આજના ઝડપી અને ટેક્નોલોજીના યુગમાં સફળ થવા માટે દરેક વ્યક્તિ એ ટાઈમ મેનેજમેન્ટમાં મહારત હાસિલ કરવી પડશે ઉદય ધોળકિયા
મોટિવેશનલ સ્પીકર, સી.ઈ.ઓ, પથદર્શક સ્કિલ ક્ધસલ્ટિંગ, અમદાવાદ